SBSTudo ao redor do QuickBooks!

 No QuickBooks, classes são usadas para monitorar o desempenho econômico-financeiro de diferentes segmentos de uma empresa. Elas podem representar departamentos, linhas de produtos (profit centers), locais de negócios ou qualquer outra segmentação significativa.

Para uma pizzaria, por exemplo, pode ser interessante monitorar separadamente receitas, custos e despesas do restaurante físico e do delivery. Adicionalmente poderia se pensar em criar subclasses, dividindo a class ‘delivery’ em bairros atendidos.

Outras empresas criam uma class especificamente para apurar o overhead, ou seja, as despesas fixas que não podem ser atribuídas a uma ou outra class operacional.

Como ativar

As classes são ativadas no menu de configuração do QuickBooks (Desktop ou Online). Observe que, uma vez criadas, as classes não podem ser mais apagadas, apenas desativadas.

Como usar

A ativação das classes inevitavelmente aumenta o trabalho de digitação. Sendo um programa contábil, o QuickBooks exigirá a class tanto no débito quanto no crédito da transação. Existem algumas poucas exceções que, numa certa forma, são óbvias: Se você emitiu, por exemplo, uma INVOICE indicando a class ‘A’, evidentemente não faria nenhum sentido atribuir o respectivo recebimento (RECEIVE PAYMENT) à class ‘B’. O mesmo vale para o BILL PAYMENT. Em ambos os casos os campos ‘class’ não aparecem.

Transações com diferença entre débito e crédito de class são agrupadas temporariamente na class “unclassified” que aparecerá nos relatórios até você corrigir as divergências. 

Impacto no plano de contas

Sem uso de classes, algumas empresas separam receitas e custos verticalmente através do plano de contas. No caso da pizzaria seria algo assim:

Venda de pizzas - restaurante	[valor]
Venda de refrigerantes - restaurente	[valor]
Venda de bebidas alcoólicas - restaurente	[valor]
TOTAL VENDAS RESTAURANTE	[TOTAL]
Venda de pizzas - delivery	[valor]
Venda de refrigerantes - delivery	[valor]
Venda de bebidas alcoólicas - delivery	[valor]
TOTAL VENDAS DELIVERY	[TOTAL]

 

Com o uso de classes evidentemente não haverá mais necessidade de uma separação vertical. Os valores agora são apresentados horizontalmente. Basta tirar o relatório Lucros e Perdas por class.

 

	Restaurante	Delivery	Total
Venda de pizzas	[valor]	[valor]	[valor]
Venda de refrigerantes	[valor]	[valor]	[valor]
Venda de bebidas alcoólicas	[valor]	[valor]	[valor]
TOTAL VENDAS	[TOTAL]	[TOTAL]	[TOTAL]

 

O que não fazer

Não crie classes para qualquer finalidade! Empresas de pequeno e médio porte, ou seja, o típico público-alvo do QuickBooks, geralmente são bem contempladas com menos do que 10 classes. Se sua intenção for criar um monitoramento mais detalhado das suas vendas por cliente, os JOBS são uma alternativa perfeita. Registram projetos, fases de obras, pacotes de viagem etc. sem tumultuar seu cadastro de classes. Criar classes em larga escala tem um preço: Na hora de visualizar o relatório PROFIT&LOSS por class, encontrará um número quase infinito de colunas na tela.

Curiosamente o QuickBooks Enterprise aceita até 100 mil classes. Mas em quais circunstâncias alguém usaria um número tão elevado?

Fizemos a pergunta ao Copiloto da Microsoft e obtivemos a seguinte resposta:

Usar um número elevado de classes no QuickBooks Enterprise pode ser vantajoso em diversas situações em que é necessário um detalhamento e segmentação minuciosos. Aqui estão alguns exemplos:

1. 1. 1. 1. 1. Empresas com Múltiplos Departamentos: Se sua empresa possui vários departamentos, divisões ou subsidiárias que precisam de monitoramento individual, usar muitas classes permite ver o desempenho de cada segmento separadamente.
            2. Projetos Complexos: Para negócios envolvidos em projetos complexos e de longo prazo, acompanhar cada projeto ou fase como uma classe separada pode ajudar a monitorar custos e receitas associados a cada parte.
            3. Múltiplas Localizações ou Lojas: Empresas de varejo com inúmeras localizações ou lojas podem usar classes para rastrear o desempenho financeiro de cada local individualmente.
            4. Análise Financeira Detalhada: Para empresas que necessitam de uma análise financeira granular, usar muitas classes pode fornecer insights detalhados sobre diferentes aspectos do negócio, auxiliando na tomada de decisões estratégicas.
            5. Organizações Sem Fins Lucrativos: ONGs podem usar classes para rastrear fundos, subsídios e programas separadamente, garantindo conformidade com restrições de financiamento e transparência para stakeholders.

Essa granularidade ajuda a obter insights valiosos e a manter um controle rigoroso sobre diversos segmentos das operações da empresa. 

Sabemos que a Intuit está fazendo um esforço para abocanhar uma fatia maior do mercado usualmente atendido por programas ERP. Mas por enquanto é pouco provável que  “Empresas de varejo com inúmeras localizações e lojas” e com necessidade de usar milhares de classes queiram usar o QuickBooks Enterprise ao invés de um autêntico programa ERP como o SAP, por exemplo.

 

 

• Próximo